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La vérification et l’audit des factures dans la logistique ne sont certes pas les sujets les plus sexy, mais ils sont certainement la clé à de nombreux défis.
Alors, qu’est-ce que l’audit de fret ?
Ce sont les processus effectués pour s’assurer que les expéditeurs paient la bonne somme d’argent à leurs fournisseurs de services logistiques.
Les transporteurs ne sont-ils pas dans l’obligation de fournir des factures sans erreurs ?
Oui, ils le sont, mais ce n’est pas toujours si facile pour de nombreuses raisons. Pour faire simple, la logistique manque de standardisation des données. De plus, non seulement les systèmes sont souvent obsolètes, mais les données peuvent être modifiées en cours de route et non communiquées, mais la tarification logistique peut également comporter de nombreuses composantes différentes.
Quelles sont ces différentes composantes qui rendent la tarification et la facturation logistiques si difficiles ?
C’est ici que les explications deviennent intéressantes, car la logistique diffère vraiment des autres types d’industries. Tout d’abord, vous avez le fret lui-même qui peut être facturé de manières différentes selon le poids, notamment par livre, par kg et par poids facturable (conversion de poids appliquée). Il peut également l’être par mètre de chargement, par expédition, par palette, par conteneur, etc., et ce, en fonction du mode de transport.
On peut ajouter à cela un supplément-carburant dont le prix est basé sur un pourcentage. Ensuite, il peut y avoir des coûts accessoires et des suppléments pour le temps d’attente, la congestion portuaire, le nettoyage, les services supplémentaires, les frais de manutention, l’équipement supplémentaire, les suppléments pour marchandises dangereuses, etc.
Cette liste peut être vraiment interminable. Ça démontre que la facturation de la logistique est beaucoup plus complexe que toute autre catégorie industries. Comme la logistique est dynamique et que chaque envoi est unique, cela se traduit par une plus grande marge d’erreur des factures.
Chasse au trésor
L’audit du fret n’est pas des plus populaire et plusieurs entreprises le néglige. Mais si un effort supplémentaire est déployé, cet exercice pourrait révéler des trésors cachés.
Harmonisation des données : avec l’audit de fret, tous les éléments de données sont structurés et harmonisés de manière à ce qu’ils correspondent à votre logique. De plus, les différents éléments de coût utilisés par les transporteurs et la complexité des ensembles de données fournis par ceux-ci peuvent également être réduits.
Une source unique pour les données : la plateforme d’audit de fret fournit des renseignements sur les données des transporteurs, sur les tarifs, sur les contrats et les coûts de logistique. En fait, tout passe par un système. Fini les fuites de dépenses ou le manque de visibilité des données.
Saisie de données propre : si vous allez soumissionner le fret, il vous suffit d’exécuter un rapport pour récupérer les données de la plate-forme d’audit de fret et vous aurez une base de référence parfaite pour tout événement d’approvisionnement. Gain de temps en plus.
Sortie de données propres : les finances ne recevront que des données de facturation correctes et des factures exactes. Le paiement deviendra alors plus facile et les finances passeront beaucoup moins de temps sur la logistique. Le codage du compte sera automatisé.
Économies de 2 à 6 % : les erreurs se présentent sous toutes les formes et parfois il ne s’agit que d’une petite erreur répétée plusieurs fois ou les anciens taux sont appliqués. Éliminer ces erreurs peut conduire à de sérieuses économies.
Possibilité d’améliorer d’autres processus : grâce à l’audit de fret, la facturation se fait plus facilement, la logistique n’a plus à toucher aux factures et peut se concentrer uniquement sur les exceptions et l’exécution des appels d’offres qui deviennent plus simples.
Paiement à temps du fournisseur de service : grâce aux processus améliorés, les transporteurs peuvent recevoir leur argent à temps, ce qui n’est pas toujours le cas avec les processus sans audit. Les transporteurs ont également une meilleure compréhension de leur propre processus de facturation.
Tenir les transporteurs responsables : pendant les révisions trimestrielles avec les transporteurs, il devient beaucoup plus facile de montrer les erreurs de facturation et de récupérer de l’argent dans les erreurs commises et d’améliorer les points faibles sur la base de données claire.
Compte tenu de ces avantages, vous pouvez dire que l’audit de fret crée une fondation solide et bien structurée de toute organisation logistique qui sera au top des données et de la qualité des données sans fuite d’argent ou de perte de temps sur les processus manuels de collecte de données. L’industrie de la logistique étant dans l’état où elle est aujourd’hui, c’est plus critique que jamais pour les entreprises d’avoir un système d’audit efficace en place.
